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證期會新版「公文管理資訊系統」建置概況

胡志榮(證期會分析師)

壹、前 言

  公文處理效率是政府效能的根基,為達到公文處理「新、速、實、簡」的 目標,政府近年來致力於推動公文現代化,並配合網路之發展,推動公文電子 交換作業;在公文處理制度革新方面,規劃單位(行政院研考會)已經修訂「文 書處理檔案管理手冊」,藉以簡化公文格式與程式;在公文電子作業方面,政 府已構建公文電子交換服務中心,同時研訂電子公文交換協定,以作為建主公 文電子交換安全機制之依據。

  證期會「公文管理資訊系統」建置案,包括公文管理、公文製作、公文電子交換、首長交辦案件管理、立委質詢案件管理、電子郵件管理等六項主要功 能,並提供公文電腦線上簽核功能,俾達致公文處理無紙化,提升公文處理效 率之目標。

  該會自本(八十九)年四月起進行「公文管理資訊系統」專案建置作業,歷經 七個月之需求訪談、規劃設計、系統測試及教育訓練後,業已初步完成開發及 安裝上線作業。

貳、系統功能與概況

一、新版「公文管理資訊系統」功能架構

  證期會現行公文系統於八十二年六月廿五日開發完成,該系統係在大型主 機上設計的應用系統,僅提供一般公文處理流程之管理功能,且網路架構屬封 閉式網路環境,無法提供對外連線服務,亦不能與公文製作系統整合,故難達 到行政院研考會公文管理系統之規範,證期會依上開規範,擬定新版「公文管 理資訊系統」建置計畫,以落實執行公文處理現代化、提高公文處理效率,逐 年達成文書減量之目標,有關新版「公文管理資訊系統」內容簡述如後:

(一)新版「公文管理資訊系統」架構

1.公文管理系統:公文管理系統將證期會大型主機上之舊系統移轉到新系 統,新系統提供總收發管理、組室管理、承辦人作業、核判管理、電子郵件管 理、檔案管理、稽催管理等,並提供公文電腦線上簽核功能。

2.公文製作系統:屬新增功能,與公文管理系統整合以簡化證期會公文處理 程序。公文製作系統提供各式公文定型稿格式,所有承辦人皆可透過網路連 線,於簽收公文後直接撰寫各式函稿(擬辦公文),並提供各式函稿轉換功能, 避免重複資料登打。

3.公文電子交換:亦屬新增功能,與公文管理系統整合,提供證期會與各政 府機關之間的公文交換,可透過電子交換方式進行公文交換,本項作業可分為 三階段推動:(1)政府機關間、(2)證券期貨週邊單位間、(3)民間單位。惟 行政院研考會有關電子交換之方式與安全控管,目前正由財政部進行試辦中, 未來證期會將依相關作業規範於九十年初實施公文電子交換。

(二)新版「公文管理資訊系統」電腦網路環境

  證期會電子化政府環境,於八十八年六月底完成建置證期會網際網路暨內 部網路之基礎建設,證期會現行電腦網路環境詳如圖一之現行公文系統電腦網 路架構圖。新版「公文管理資訊系統」之電腦設備之建置項目包公文管理資訊 系統及公文製作系統主機,作為新版「公文管理資訊系統」之運作環境,條碼 閱讀機及條碼列印機,供各級主管及總收發、登記桌等人員使用,公文電子交 換系統,透過證期會網際網路與各政府單位進行公文電子交換;新版「公文管 理資訊系統」建構完成後證期會電腦環境如圖二之新版公文管理系統電腦網路 架構圖。

(三)公文電腦線上簽核

  證期會現行公文陳核程序中,僅組室登記桌及核判登記桌間採電腦化作業 (處理公文分派、陳核、歸檔等),新版公文管理系統具備電腦線上簽核,提供 線上簽核公文、線上修改簽稿、線上會簽公文、線上批閱公文等功能。

(四)新版公文管理系統之特色及新舊系統作業方式之比較

  一般公文處理程序新舊系統大致相同,現行(舊)公文系統流程處理模式如 圖三,新版公文管理系統之處理模式如圖四,新版公文管理系統主要增加功能 (特色)如下:

1.採用視窗(WINDOWS)設計,以方便使用者操作。

2.增購條碼閱讀機(光筆),以光筆掃描代替輸入公文號,改善公文處理之收送件。

3.結合公文製作系統,提供承辦人及繕打人員線上擬辦公文或校稿功能。

4.增加電子交換公文之收發,其公文處理流程同一般公文。

5.提供線上簽核功能,各級主管可於線上批閱或核示公文,所有公文傳遞皆以電腦進行。

6.增加影像光碟系統(提供檔案儲存及全文檢索系統),以改善證期會檔案管理作業。

7.將電子郵件管理納入公文管理系統。

8.將首長交辦事項納入公文管理系統。

9.將立委質詢案件納入公文管理系統。

(五)未來擬新增之影像光碟系統

  因證券期貨業務日益繁重,伴隨龐大之公文量,對於歷史公文建立檔案 光碟影像儲存,以有效管理公文檔案。現階段限於經費,僅規劃有關公文流程 之檔案管理,未來將視證期會預算狀況,採購影像掃描設備及光碟櫃,以建置 影像光碟管理系統及全文檢索系統。

二、證期會公文電腦線上簽核之推動計畫

  證期會考量公文系統未來發展趨勢,亦將本項功能列入規格,公文電腦線 上簽核之施行前提,必須全會同仁皆配置個人電腦(目前全會個人電腦普及率 達95%),且需有電子數位簽章認證之安全措施配套,故考量證期會目前主客 觀環境,擬分階段推動線上簽核。

1.第一階段,暫不實施線上簽核功能:新版公文系統預定自八十九年十一月 開始進行平行雙軌測試,自九十年一月起正式上線作業,為能使全會同仁熟悉 適應新系統之各項功能與操作,故本階段暫不實施線上簽核功能。

2.第二階段,提供證期會承辦人員線上簽核功能:俟新系統第一階段推動情 況穩定且運作正常後,進行第二階段承辦人線上簽核功能。目前證期會仍有少 數人員未配置個人電腦,若全面推動線上簽核,恐造成公文處理之衝擊與不 便,故本階段僅提供承辦人線上簽核功能。

3.第三階段,提供證期會所有同仁線上簽核功能:視各項進度情況,證期會 將於九十年度添購置個人電腦及條碼閱讀機等設備,以簡化各級主管公文簽收 程序,俟上述設備採購完成後,即可全面推動公文電腦線上簽核。

4.第四階段,全面提供線上陳核功能:本階段推動實施的先決條件,須全國各 政府機關及民間單位之公文往來皆使用公文電子交換後,方能推動全面線上陳 核,以達到公文無紙化之目的。

參、結 論

  公文處理現代化乃是行政院大力推行之主要政策,也是各行政機關今後加 強便民服務及提昇行政效能之必然趨勢。證期會新版公文管理系統建置完成 後,藉由公文管理、公文製作及電子交換系統,可有效提昇公文品質與時效, 縮短公文處理時間,並可隨時線上查詢相關檔案資料,大幅提昇行政效率,達 成電子化政府之重要階段目標。

新版公文管理系統電腦網路架構圖

圖一:現行公文系統電腦網路架構圖

圖二:新版公文管理系統電腦網路架構圖



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