簡訊

美國證券商內部控制之規範

王佑生(櫃買中心專員)

壹、前 言

  美國證券業的發展向來注重自律的精神,許多大型證券商內部規範之嚴格程度遠超過法令 之要求,因其深切體認若因疏失或人為舞弊造成違法或傷害投資人權益之事件,其代價不 僅是主管機關的處分,更將因客戶及投資人對公司失去信心,而使多年建立之商譽毀於一 旦;另外美國證管會及自律組織認為管理證券商最有效的方法,並非依賴強而有力的外部 稽核,而應從證券商內部控制之強化做起,以期事前防範重大風險於未然,健全企業之經 營,達到保護投資人的目的。

貳、證券商內部控制制度規範摘要

  由於NASD為美國證券業規模最大之自律組織,其典章制度與管理經驗足資借鏡,以下擬針 對NASD對其會員證券商有關內部控制之規範加以說明,NASD規則3010規定會員證券商應建 立及維持一套書面監督程序(Written Supervisory Procedures),NASD Regulation並 未提供一套標準規範供證券商參考,而要求證券商依其本身之業務範圍自行制定,以符合 法令之要求。相關法令規定概述如下:

一、監督系統(Supervisory System)

(一)監督系統之組織架構

NASD規則(Conduct Rules)3010(a)2要求會員證券商應於每一個業務中指定一位或數位 經合格登記的主管(Registered Principal),負責執行該項業務之監督工作。 NASD規則3010(a)6要求負責監督的主管皆應接受適當之訓練及具備足夠之經驗,以執行監 督的責任。NASD規則3010(a)5要求每一個登記人員應指定一個或數個主管負責監督其營業 行為。在實務運作上,例如證券商之營業櫃檯皆有一位或數位營業主管坐鎮,負責指導及 監督其所屬業務人員之營業活動,而有關後台交割或財務會計作業亦有指定主管負責監管 其所屬人員。

(二)年度遵循會議

NASD規則3010(a)7規定,會員證券商每年應至少召開一次遵循會議或面談(Compliance Meeting or Interview),每個業務人員都應與會,會中應討論或說明有關法令遵循之 事宜,以期每一個業務人員都能清楚各項法令之要求。

(三)監督系統之維持及更新

NASD規則3010(a)8規定會員證券商應指定一個或數個主管負責覆核監督系統及程序,以確 定該證券商之監督系統及程序皆符合法令之要求,由於各種法令規則常有更新,故必須有 人負責隨時核閱監督系統及程序,以使其符合時效性及有效性。

(四)監督人員管理

NASD規則3010(b)2規定會員證券商應於書面監督程序中,將負責監督管理工作人員之職稱 、合格登記之資格別(registration status)、所負責業務與期間,及所應遵循的證券 交易相關法規,予以詳實記錄,該記錄並應至少保存三年,以供查核。

(五)書面監督程序之分送存放及修改

NASD規則3010(b)3規定會員證券商應於每一個監管辦公室存放一份書面監督程序,並要求 會員證券商於證券交易相關法令及NASD規則有所變更、或公司內部監督系統變動時,應即 時修改整個組織之書面監督程序。

二、財務及營運活動(Financial and Operational Activities)

(一)財務及營運主管的責任

依據NASD的規定,要擔任財務及營運主管前應先通過「財務及營運主管」考試(Test of Financial & Operations Principal),即第27級考試(Series 27)。財務及營運主管 之責任如下:

1.財務報表之最後編製及核准,及為財務報表的正確性負責並負責向各證券主管機 關申報該公司之財務報表。

2.監督編製報表之助理人員。

3.監督及負責各種有關財務方面之法令遵循。

4.監督及負責各種公司之後台作業。

5.負責各種與財務及營運有關之管理。

 (二)帳簿及記錄(Books and Records)

 美國證券交易法Section 17a-3、17-4及NASD規則3110規定,證券商應留存委託書等各種 交易單據,於會計記錄上要求及時登帳,明細帳與總帳應調節相符,銀行調節表、清算公 司帳戶及有價證券庫存表應與會計帳調節相符。 對於客戶帳戶資料應詳實記錄,例如:客戶的年齡、地址、及主管核准該帳戶之簽名。另 有關客戶之財務狀況、繳稅狀況及投資之目的亦應詳加調查,以便於接受委託時判斷其合 理性,美國證券交易法SEC 17a-8規定超過一定數額之交易應向主管機關申報。

 (三)淨值之規定(Net Capital)

 美國一九三四年證券交易法Section 15c3-1要求證券商須達到淨值之要求,未符合淨值要 求之證券商將被限制營業項目或停業。除了淨值的要求外,美國證券交易法亦要求證管會 建立證券商負債比率之標準,目前的規定為開業首年度不得超過淨值之800%,以後年度 不得超過1500%。其中負債為除了有適當擔保之外的所有負債,而淨值之計算必須扣除固 定資產及無擔保之應收帳款(unsecured receivables),以及有價證券市價之特定比率 ,大部分為15%。 

(四)庫存證券之分別保管(Safekeeping and Segregation of Securities)

 證券商若符合淨值之要求及相關之規定,可以代客戶保管股票。客戶賣出股票時,應將股 票交結證券商,由證券商轉交清算公司(the clearing company)以進行交割;部分客戶 為簡化繁複之手續,於委託證券商買入股票成交後,未領回股票且未辦理過戶,而委由證 券商保管,故該股票名義上之所有權屬於證券商,而實際上仍為客戶所有,若有孳息或股 利分配時,亦應屬客戶所有。因此證券商應製作詳細之清冊,以保障客戶權益。 證券交易法17(h)(1)規定證券商對庫存有價證券應每季盤點,若發現差異應於確定此差異 七個工作天內入帳,為客戶保管之有價證券應與公司之自有券分開保管,並製作客戶有價 證券明細。

 (五)財務報告(Financial Reporting)

 財務及營運主管應詳細複核財務報告,以確認財務報告已依相關法令規定編製,並應經會 計師簽證後,於規定時間內送交證管會、相關之自律組織及證券投資人保護公司( Securities Investor Protection Corporation),另證券商於客戶請求時,亦應提財 務報告供客戶參考。

 三、業務人員與客戶交易之相關規定(Dealing with Customers and Other Activities of Registered Representative)

 (一)推薦股票之適當性(Suitability of Recommendations)

 NASD規則2310規定,會員證券商推薦客戶買賣任何有價證券時,應有合理之依據以確定該 項推薦是合適的。於推薦有價證券予非法人客戶(non-institutional customer)時應先 取得下列資料: 

1.該客戶之財務狀況。 

2.該客戶繳稅情形。 

3.該客戶投資之目的。 

4.其他應參考之資料。

 推薦客戶買賣有價證券時應考慮客戶之財務狀況,以及客戶之投資目的,如該客戶之投資 目的為準備養老金時,證券商就不應向該客戶推薦具有高風險之標的。 

(二)客戶之款券(Customer Funds and Securities)之管理

 NASD規則2330規定任何會員證券商及其人員皆不得不當動用客戶之款項,未經客戶書面許 可前亦不得借用客戶之有價證券,並且不得向客戶做任何有價證券獲利、或損失補償之保 證。 

(三)贈送及收受禮物及金錢之規定(Gift and Gratuities)

 NASD規則3063規定任何與會員證券商人員有業務關係者,每人每年不得贈送或收受會員證 券商人員超過100美元價值之禮物或金錢。

 (四)從業人員本身從事之有價證券買賣(Private securities Transactions of on Associated Person)

 NASD規則3040規定會員證券商所屬之從業人員本身欲從事有價證券買賣,應以書面提出申 請,並由主管核准後始得進行交易。

 四、內線交易及中國牆(Insider Trading & Chinese Wall)

 NASD規則2110-4規定,在研究部門將其研究報告公開或發送給客戶前,交易部門不得依其 研究報告事先建立(accumulate)其有價證券之部位,以免損及客戶利益。會員證券商應 建立一套有效的內部控制制度,以避免在研究部門公開其研究報告之前,由交易部門取得 該研究報告,即建立中國牆(Chinese Wall)。 會員證券商應定期檢視員工之有價證券交易憑證,以確定無違反內線交易之情形。 

五、人員管理(Personnel Matters)

 業務人員均應依規定登記並實施教育訓練。

六、與大眾之溝通管理(Communications with the Public)

 NASD規則2210規定:

 (一)廣告及文宣(Advertisement & Sales literature)之管理

 於公開使用廣告及文宣前應先經由主管核准,並於廣告及文宣開始使用前十天內送交NASD Regulation之市場揭露及投資人保護部(Office of Disclosure and Investor Protection)核備,文宣及廣告應秉持公平及合理之基礎,不得有誇大事實或誤導投資大 眾之情形。文宣及廣告應提供必要的資料,如證券商名稱、編製者姓名、第一次發行日期 等。其廣告內容若具時效性,應特別註明。會員證券商之代表或所屬員工,於大眾媒體發 表演說或接受訪問時,應事先申請核准,不得私自於大眾媒體發表演說或接受訪問。 

(二)僅供內部使用資料(Internal Use Only Material)

之管理 會員證券商應對於僅供內部使用之資料制定內部控制程序加以管理,避免該資料外流,而 被投資大眾所誤用。

 (三)發送信件之複核(Outgoing Mail Principal Review) 

會員證券商應於內部控制制度建立對外發送信件之複核程序,於信件發送前應先經主管複 核以確其內容的適當性。

 七、客戶帳戶(Customer Accounts)及客戶抱怨書面記錄(Record of written compliant)之管理

 (一)接受新帳戶之規定

 NASD規則3110規定,於證券商接受客戶開戶時應填寫客戶之姓名、地址、客戶之繳稅資料 、社會安全號碼、客戶之職業、所服務之公司名稱地址及雇主姓名,並在確定客戶已屆投 資年齡,及非其他會員證券商之從業人員後,並經介紹客戶開戶之營業員簽名,及經有權 之主管簽名確認後,始得接受該客戶開戶。

 (二)全權委託帳戶(Discretionary Accounts)之規定 

NASD規則2510規定會員證券商及其業務人員不得於取得客戶書面授權及有權主管核准以前 ,從事接受客戶全權委託之交易。若依規定接受客戶開立全權委託帳戶,則每一筆交易皆 須經主管書面核准才能進行交易;負責核准之主管應考慮客戶帳戶資金之情況、買賣是否 過於頻繁及買賣金額是否超過合理限度。

 (三)帳戶及交易之複核 

NASD規則3010規定,會員證券商應建立一套內控流程,定期或不定期由主管複核客戶帳戶 及其交易情形,以檢查或避免任何違反法令之情況發生。

 (四)客戶帳戶對帳單(Customer Account Statements)之規定 

NASD規則2340規定,會員證券商應至少每季寄送一次對帳單給客戶,內容應包括庫存有價 證券明細,現金餘額,及此期間之買賣有價證券明細,及所發生之利息、手續費及有價證 券存入、領回明細及股利等資料。 

(五)客戶抱怨書面記錄(Record of Written Complaints)之管理

 美國證券主管機關對於客戶抱怨相當重視,許多重大缺失或舞弊皆由於對客戶抱怨的深入 追查得以發現。NASD規則3110規定,會員證券商對於客戶抱怨應做成記錄,並對客戶抱怨 事項進行了解,其追查過程亦應留存書面記錄。 

八、分支機構活動(Branch Office Activities)之管理

 NASD規則3010規定,會員證券商應建立及維持一套監督程序,以確保會員證券商遵循相關 之證券法令及NASD之法規,其中NASD規則3010(c)要求會員證券商應對監管辦公室( Office of Supervisory Jurisdiction, OSJs)及分支機構(branch office)執行查核 ,總公司對監管辦公室每年至少應查核一次,而對分公司之查核週期係依據分支機構之交 易量及所屬業務人員之多寡來決定,亦可依例外管理之方式調整對分支機構的查核週期。 管理階層應定期或不定期複核分支機構之財務及交易情形,以判斷其可能面臨之風險,並 依其風險等級決定查核週期;跨國證券商應考量各地區風險情況,例如近來亞洲及俄羅斯 的金融風暴,造成證券商經營風險提高,管理階層必須加強對該地區分支機構之查核及管 理。

 九、市政府有價證券(Municipal Securities)之管理

 市政府有價證券係指由州政府、市政府或縣政府及其所屬機構為提供公共建設或其他公共 支出所發行之有價證券,大部份為債券。 NASD Regulation要求會員證券商應達到如下規定:

 1. 監督之責任(Supervisory Responsibilities)

 市政府有價證券規則MSRB Rules G-27規定從事市政府有價證券買賣之經紀商與自營商應 負起監督市政府有價證券業務及其相關人員之責任。每一會員證券商應指定一名或數名通 過第1-53級市政府有價證券主管考試(Series 1-53, Municipal Securities Principal Exam)之人員擔任該項業務及監管其業務人員之職責。

 2. 制定書面監督程序(Written Supervisory Procedures)

 市政府有價證券規則MSRB Rules G-27(C)規定,從事市政府有價證券買賣之經紀、自營商 應將市政府有價證券的相關作業及法令遵循納入書面監督程序,以確保該項作業及業務相 關之人員皆能遵循法令之要求。

 參、結 論 

  美國NASD規則3010規定會員證券商應建立一套書面監督程序(Written Supervisory Procedure),此規定之主要目的之一係要讓證券商了解,建立良好的內部控制是其本身 之職責。根據美國NASD規則3010之規定,未建立書面監督程序即為重大的內控缺失,NASD Regulation有權要求有內控缺失之證券商提出會計師之內部控制評估報告,並以證券商 內部控制建立及執行情形為證券商分級之重要指標,內部控制較差之證券商將被列為重點 查核之目標。

 肆、參考資料 

一、NASD Manual-Conduct Rules, National Association of Securities Dealers, Internet version,   http://secure.nasdr.com/default.htm 

二、Registered Representatives & Other Securities Industry Professionals, NASD Regulation, 1999

 三、NASD Compliance Check List

 四、Municipal Securities Rulemaking Board, 

http://www.msrb.org/msrb/descmsrb.htm 



回目錄