證期會為督促公開發行公司建立內部控制制度並確實執行,俾使其營運及財務資訊能更透明化,以強化其經營風險之控管,並藉此達成提昇公司營運效果及效率、保障公司資產安全及維護股東權益,於八十四年一月九日發布「公開發行公司建立內部控制制度實施要點」,其間歷經國票、彰化四信及台南紡織事件,皆因董事會及管理階層未能體認內部控制的重要性,及董事會及管理階層逾越內部控制制度等,造成企業及股東嚴重損失。故分別於八十五年八月十七日及八十七年四月十五日及十二月二十八日做部分條文修正,為配合證券交易法及公司法之大幅修正及行政程序法之施行,擬改變現行架構,以證券交易法第十四條之一、第三十八條、第三十八條之一為依據及考量隨著市場變革及因應企業全球化經營之趨勢,本著繼續督促公開發行公司建立內部控制制度並落實執行,以健全公司經營,發展國民經濟,並保障投資為宗旨,證期會擬於九十一年七月頒布「公開發行公司建立內部控制制度處理準則」。
一、配合證券交易法增訂第十四條之一,將證期會原以行政命令發布之「公開發行公司建立內部控制制度實施要點」﹙以下簡稱實施要點﹚及「會計師執行公開發行公司內部控制制度專案審查作業要點」﹙以下簡稱作業要點﹚納入重新訂定本處理準則,主要架構包括「總則」、「內部控制制度之建立」(含「建立內部控制制度之準則」及「轉投資事業之監理」)、「內部控制之檢查」(含「內部稽核作業」、「自行檢查作業」及「會計師專案審查」)及「考核」等四章,將上開行政命令條文重新歸類。
二、與實施要點及作業要點相較之修正草案內容:
本處理準則係由原實施要點及作業要點所組成,修正期間另徵詢學者、專家及部分上市櫃公司之意見,並於證期會網站以預告方式接收外界意見後訂定,主要增修訂內容如下:
(一)增訂轉投資事業之監理:鑒於企業全球化經營為時代潮流所趨,公開發行公司紛紛轉投資設立國內、外子公司,包括紙上公司、海外行銷公司、海外加工廠等,以及國內金融控股公司之正式成立,無論從經營者或證券管理之角度,均不能忽略其整體經營之風險管理及內部控制制度。且本會查核多家上市
﹙櫃﹚公司,發現經營者力於擴充企業版圖之際,相關內部控制制度之建立卻跟不上業務擴增之速度,特於本準則增列內部控制制度對轉投資事業之規定,以督促公開發行公司重視此一問題,並確實做好轉投資事業之監理。主要條文包括:
第 十三 條:揭示公司應整體考量公司及其具有控制力之轉投資事業之營運活動,建立有效之內部控制制度。控制之基本原則,公司首要應協助其轉投資事業建立內部控制制度。其次,母公司之內部控制應增訂對轉投資事業必要之控制作業。
第三十二條:揭示公司自行檢查內部控制制度,包括具有控制力之轉投資事業之自行查核。公司應視各轉投資事業之業務性質、營運規模及員工人數,指導其設置內部稽核單位及訂定內部控制制度自行檢查作業之程序及方法,並監督其執行。
第四十一條:揭示會計師執行專案審查之範圍,應包括具有控制力之轉投資事業。
第十八條至二十一條:轉投資事業監理之控制作業。各轉投資事業之財務及業務雖是各自獨立,但轉投資事業之成敗往往影響母公司之經營,因此公司應訂定對各轉投資事業之控制作業,包括經營管理監理之控制作業、財務、業務監理之控制作業及稽核管理之監理控制作業,茲分述如下:
1.經營管理監理之控制作業:
(1)公司與各轉投資事業間應建立適當的組織控制架構,包括轉投資事業董事、監察人及重要經理人之選任與指派權責之方式。
(2)公司應規劃其與轉投資事業間整體之經營策略、風險管理政策與指導原則,俾供各轉投資事業據以擬定相關業務之經營計畫、風險管理之政策及程序。
(3)公司應訂定其與各轉投資事業間,包括業務區隔、訂單接洽、備料方式、存貨配置、應收應付帳款之條件、帳務處理等之政策及程序。
(4)公司應訂定其監理各轉投資事業重大財務、業務事項,包括事業計畫及預算、重大設備投資及轉投資、舉借債務、資金貸與他人、背書保證、債務承諾、有價證券及衍生性金融商品之投資、重要契約、重大財產變動等之政策及程序。
2.財務、業務監理之控制作業:
(1)公司應督導各轉投資事業建立獨立的財務、業務資訊系統。
(2)公司與各轉投資事業間應建立有效之財務、業務溝通系統。轉投資事業除第十九條所列之重大財務、業務事項應於事實發生前呈報公司外,依本法及相關規定應為公告或申報之其他足以影響公司權益及證券價格之重大事項,亦應於事實發生時立即向公司報告。
(3)公司應定期取得各轉投資事業月結之管理報告,包括營運報告、產銷量月報表、資產負債月報表、損益月報表、現金流量月報表、應收帳款帳齡分析表及逾期帳款明細表、存貨庫齡分析表、資金貸與他人及背書保證月報表等,進行分析檢討。
(4)公司應配合法令規定之應公告或申報事項及其時限,及時安排各轉投資事業提供必要之財務、業務資訊,或委託會計師進行查核或核閱各轉投資事業之財務報告。
3.稽核管理之監理控制作業:
(1)公司應視各轉投資事業之業務性質、營運規模及員工人數,指導其設置內部稽核單位及訂定內部控制制度自行檢查作業之程序及方法,並監督其執行。
(2)公司內部稽核實施細則應將各轉投資事業納入內部稽核範圍,定期或不定期執行稽核作業。稽核報告之發現及建議於陳核後,應通知各受查之轉投資事業改善,並定期作成追蹤報告,以確定其已及時採取適當之改善措施。
(3)轉投資事業應將年度稽核計畫、專案稽核計畫、自行檢查計畫及實際執行情形,發現之內部控制缺失及異常事項改善情形等儘速向公司提出報告。
(4)公司內部稽核單位應覆核各轉投資事業所呈報之稽核報告或自行檢查報告,並追蹤其內部控制缺失及異常事項改善情形。
(5)監察人監督公司業務應包括對各轉投資事業之監督。
(二)明確董事會、經理人及監察人於內部控制制度之責任:
配合公司法第二十三條、第二百十八條等之修正,對負責人及監察人要求其忠實執行職務並盡善良管理人之注意義務,增訂相關規定。主要條文包括:
第二條至第三條:揭示董事會及經理人建立內部控制制度之責任,董事會對確保建立及維持有效之內部控制制度應負最終之責任。
第 四 條:揭示監察人之責任及公司之內部控制制度,應含監察人監督公司業務執行之機制。第二十三條及第二十四條:揭示內部稽核人員有協助董事會、經理人及監察人確實履行其責任之義務。
(三)配合「發行人募集與發行有價證券處理準則」草案,於第五條中明定首次辦理公開發行須建立有效之內部控制制度始得申請,並於第三十八條敘明首次辦理公開發行公司內部控制制度專案審查所應涵蓋之期間為公司向本會申請辦理公開發行之最近一會計年度。
(四)配合證期會規定公開發行公司電腦網路申報系統之規定,於第十七條及第二十六條,增列相關控制與稽核作業。
(五)修正相關名詞:
1.依據公司法規定修正管理階層為包含董事、監察人及經理人。
2.修正公司自行評估內部控制制度為自行檢查內部控制制度。
3.配合證期會依據證券交易法第三十八條之一訂定之資格條件,修正條文第三十五條、第三十六條及第四十四條,並修正委託公司為受查公司。
4.另配合第二類上櫃股票及興櫃股票等之實務,酌予修正第六條之相關規定。
(六)因會計師受證期會依據證券交易法第三十八條之一指定者,可能直接對內部控制制度表示審查意見,而非對公司聲明之內容表示審查意見,故修正條文第三十九條。
(七)鑒於自九十年七月二十七日起,上市(櫃)公司向證期會申報內部稽核人員名冊、次一年度稽核計畫、上一年度之年度稽核計畫執行情形暨上一年度內部稽核所見內部控制缺失及異常事項改善情形等事項,改以媒體辦理申報,故配合修正第七條、第十條及第十一條。
(八)增修訂相關附件,例如針對國內金融控股公司之成立,考量其可能面臨之整體經營風險及對子公司內部控制制度之管控,除增訂轉投資事業之監理外,另於金融控股公司出具內部控制聲明書之範圍,明示應涵蓋子公司之內部控制制度,以督促金融控股公司重視並確實做好對子公司之監理。
去年年底所爆發震驚國際之美國Enron破產案,導致破產重要原因之一,即係利用設立多家特殊目的個體(Special Purpose Entity,SPE),藉由SPE從事衍生行金融商品之交易,以創造帳面利益,並利用美國會計原則規定,SPE在特定條件下,一家企業只要有單一發起人出資及借款總額達公司資本3%以上,即毋須編入合併報表之規定,將SPE免納入合併報表,導致Enron將鉅額負債及虧
損隱匿於SPE。在國內雖無SPE之規定,但由於企業全球化運籌管理(Global Logistics Management)為時代潮流所趨,公開發行公司紛紛轉投資設立國內、外子公司以及國內金融控股公司之正式成立,與轉投資公司間交易亦日趨頻繁,例如子公司為母公司護盤、關係人交易、背書保證等,因此,無論從經營者或證券管理者管理之角度,均不能忽略其整體經營之風險管理及內部控制制度,因此證期會特於新修訂之內部控制制度處理準則,增列內部控制制度對轉投資事業之規定,以督促公開發行公司重視此一問題,並確實做好轉投資事業之監理。